Comment choisir un logiciel de gestion de service terrain

1. Le prix est-il par entreprise ou par personne ?

C’est la question qui change le plus le montant, et presque personne ne la pose la première. Un logiciel à 139 $ par mois pour une personne coûte 255 $ à cinq, si chaque personne de plus se facture. Le même travail, trois fois le prix, sans que rien n’ait changé dans votre entreprise.

Demandez le prix de votre équipe telle qu’elle est, avec le technicien que vous engagerez au printemps. Et demandez-le dans la devise de votre compte de banque : plusieurs logiciels très connus affichent des dollars américains même sur leur site canadien.

2. Est-ce que ça marche sans réseau ?

Dans un sous-sol, dans un rang, dans une chambre électrique, le téléphone n’a pas de signal. Si l’application se contente d’afficher une roue qui tourne, le technicien note sur un bout de papier — et vous avez payé pour revenir au papier.

La bonne réponse ressemble à ceci : les gestes se mettent en file sur le téléphone, et la file se vide quand le signal revient. Essayez-le pendant l’essai : mettez le téléphone en mode avion, cochez des étapes, prenez une photo, terminez la job. Si ça passe, c’est vrai.

3. Est-ce vraiment en français, ou traduit ?

Au Québec, la Charte de la langue française fait du français la langue normale et habituelle du travail et du commerce. Pour un logiciel, ça ne veut pas dire « l’interface est traduite » : ça veut dire que la facture que votre client reçoit, le courriel de rappel, le rapport de visite et le soutien quand ça brise sont en français.

Testez les quatre : l’écran du bureau, l’application du technicien, le document que le client reçoit, et une question au soutien. Un logiciel dont l’interface est en français mais dont les factures sortent en anglais vous fera écrire vos propres modèles.

4. Est-ce que je repars avec mes données ?

Vos clients, leurs adresses, l’historique de chaque visite, vos factures : c’est votre actif, pas celui du fournisseur. Demandez à voir le bouton d’export, pendant l’essai, avant de payer. S’il faut écrire au soutien pour l’obtenir, ce n’est pas un export, c’est une faveur.

Demandez aussi ce qui se passe si vous arrêtez de payer : combien de temps les données restent, et sous quelle forme elles sortent.

5. Est-ce que ça calcule ce qu’une job me coûte ?

La plupart des logiciels de gestion de service savent dire ce qu’une job a rapporté. Beaucoup moins savent dire ce qu’elle a coûté — et c’est l’autre moitié de la phrase.

Un vrai coût de revient compte quatre choses : le temps de chacun à son taux, le temps de déplacement depuis votre base, les produits sortis du camion au coûtant, et la part des frais fixes du mois. Si le temps de route n’y est pas, le chiffre est faux pour un métier de route — et c’est justement le vôtre.

6. Les contrats récurrents posent-ils leurs visites tout seuls ?

Un contrat de saison dit « dix-huit visites du 1er mai au 30 septembre ». Si le logiciel vous laisse créer dix-huit jobs à la main, vous le ferez une fois, puis plus jamais, et la troisième visite du client se perdra.

La bonne question : « est-ce que le contrat place ses visites au calendrier, et est-ce qu’il me rappelle de le renouveler avant qu’il finisse ? »

7. Les registres de mon métier sont-ils dedans ?

Plusieurs métiers d’ici tiennent un registre que la loi encadre : les pesticides pour la gestion parasitaire et le paysagement, les halocarbures pour la réfrigération et la climatisation, le certificat de ramonage que l’assureur demande.

Un logiciel générique vous fera tenir ce registre à côté, dans un cahier. Posez la question avec le nom exact du registre de votre métier.

8. Combien de temps avant la première vraie job ?

Un logiciel vide ne sert à rien : il faut y mettre vos clients, vos genres de visite, vos prix, vos listes d’étapes. C’est là que la plupart des abandons arrivent, pendant l’essai, le soir, quand on se rend compte qu’il reste trois heures de saisie.

Demandez ce qui est déjà là le premier matin, et demandez à importer vos clients d’un fichier. Un import qui accepte un fichier Excel en français, avec les accents et les colonnes dans n’importe quel ordre, sauve une soirée.

9. Qui répond quand ça brise, et en combien de temps ?

Pas « y a-t-il du soutien » — tout le monde dit oui. Demandez : par quel moyen, dans quelle langue, pendant quelles heures, et en combien de temps. Puis écrivez-leur une question pendant l’essai et regardez l’heure.

10. Qu’est-ce qui n’est pas encore bâti ?

C’est la question qui révèle le plus. Un fournisseur qui répond « tout est là » ne vous dira pas non plus ce qui bogue. Un fournisseur qui vous nomme trois choses qui s’en viennent, avec quand, vous dit la vérité sur le reste.

11. Où sont mes données, et qui peut les lire ?

Les adresses de vos clients, leurs codes d’accès, leurs photos. Demandez dans quel pays les serveurs se trouvent, qui chez le fournisseur peut lire votre base, et ce qui est écrit dans le contrat sur la confidentialité. Au Québec, la Loi 25 vous rend responsable des renseignements personnels que vous confiez à un fournisseur — y compris quand il est ailleurs.

12. Combien ça coûte vraiment, sur douze mois ?

Additionnez : l’abonnement, les personnes de plus, les frais d’implantation s’il y en a, les frais de transaction des paiements, la conversion de devise, et le temps que quelqu’un passera à le configurer. Comparez ce total-là, pas le prix de la page d’accueil.

Un entrepreneur compare ses dépenses à l’année, pas au mois : 199 $ par mois est une somme, 2 388 $ par année est une décision.

Les questions courtes